5 passos para videoconferências de sucesso

Vale lembrar que, tanto no ambiente virtual quanto presencial, reuniões eficientes e produtivas precisam ter alguns elementos principais:

Propósito – o motivo de a reunião acontecer
Preparação – o planejamento para a reunião
Participação – engajamento dos presentes
Processo – o conteúdo, o formato e o fluxo de informação a serem passados
Continuidade – o pós-reunião, com ações concretas

Veja 5 passos para videoconferências de sucesso:

1. Tenha clareza sobre quando uma reunião é realmente necessária. Portanto, o primeiro passo é compreender se a sua videoconferência precisa mesmo existir, ou se um e-mail ou um áudio por WhatsApp poderia resolver a questão muito mais rapidamente.

Também pense em quem é presença obrigatória ou opcional na videoconferência, assim você já começa com o pé direito no objetivo de engajar quem realmente é importante.

2. Mantenha agendas fixas para pautas recorrentes.

Esse tipo de reunião é particularmente útil para atualizações periódicas com os clientes ou com o time. Inclusive, pois este momento centraliza todas as interações com esses públicos sobre um tema específico.

3. Escolha a tecnologia mais adequada. As mais comuns são Zoom, Google Meet e Join.me, como citado no post da @somosamkt.

Qual a sua empresa já utiliza?

Vale a pena explorar possibilidades como gravação, divisão em salas, perguntas & respostas, pesquisas, entre outras.

4. Prepare uma pauta para cada reunião – e compartilhe com todos previamente.

Para tanto, sempre prepare o tema da reunião e os materiais que irá apresentar com antecedência. E, preferencialmente, compartilhe com todos os participantes na hora do convite.

Desta forma, não apenas você tem a chance de preparar uma reunião melhor, como coloca todos na mesma página.

5. Estabeleça acordos. É comum que qualquer reunião perca o foco ou até tenha comportamentos inadequados para a sua continuidade – como o participante que interrompe continuamente, por exemplo.

Você pode definir, por exemplo, se a câmera deve ser ligada ou desligada ou qual o momento ideal para as perguntas e se elas devem ser feitas pelo microfone ou pelo chat.